Você olha para as prateleiras e vê capital de giro em forma de caixas coloridas. Milhares, talvez milhões de reais parados. No entanto, um cliente fiel pede um medicamento de uso contínuo e seu sistema acusa: "Estoque: 0". No dia seguinte, seu balconista separa uma caixa de produtos de alto custo para descarte. Motivo: vencido. Essa esquizofrenia – ter excesso do que não vende e falta do que vende – não é um problema, é um sintoma.
O seu estoque está com febre. E, como qualquer febre, o excesso de produtos nas prateleiras é um sinal de uma infecção mais profunda: um processo de compra e gestão reativo, baseado em "achismo" e promoções de distribuidores, e não em dados sobre o comportamento real do seu paciente, o cliente.
Esqueça os conselhos genéricos de "fazer a Curva ABC". Isso é o termômetro, mede a febre, mas não diagnostica a doença. Para curar um estoque doente, você precisa de um diagnóstico de precisão, uma ressonância magnética que revele não só o que é importante, mas também o que é previsível. Este guia é o protocolo de tratamento, em 4 fases, para transformar seu estoque de um foco de prejuízo em um centro de lucro.
Fase 1: Triagem de Emergência (Contendo a Infecção)
Objetivo: Estabilizar o paciente e estancar as perdas mais críticas imediatamente. A prioridade é lidar com os produtos que estão se aproximando do "óbito" (o vencimento) e parar de comprar sem critério.
Ação 1: Quarentena de Vencimento
Crie uma "área de quarentena" física e no seu sistema. Todos os produtos com vencimento nos próximos 6 meses devem ser movidos para lá. A equipe deve ser treinada para que, sempre que houver uma venda de um desses itens, a unidade da quarentena seja a primeira a sair (protocolo PVPS - Primeiro que Vence, Primeiro que Sai).
Ação 2: "Receita" de Ofertas Inteligentes
Para os produtos da quarentena, principalmente os de perfumaria e OTC (isentos de prescrição), crie ofertas inteligentes. Não é sobre baixar o preço, mas sobre aumentar o valor percebido. Ex: "Compre o protetor solar (venc. próximo) e ganhe 50% de desconto no pós-sol (com margem alta)". O objetivo é converter um ativo em depreciação em caixa.
Ação 3: Congelamento de Compras por "Achismo"
Por 15 dias, nenhuma ordem de compra pode ser feita baseada em "eu acho que está acabando" ou "o vendedor fez uma boa oferta". Toda compra deve ser justificada por um relatório de vendas dos últimos 30 dias versus o estoque atual. Se a cobertura de estoque for maior que o ciclo de reposição, a compra é vetada.
Fase 2: Diagnóstico Avançado (A Ressonância Magnética do Estoque)
Objetivo: Ir além do termômetro (Curva ABC) e usar um diagnóstico completo para entender a causa da doença.
Os Sinais Vitais do Estoque
Antes do diagnóstico, você precisa monitorar estes KPIs:
- Giro de Estoque: `Custo da Mercadoria Vendida (CMV) Anual / Média do Estoque`. Um giro baixo (ex: < 4) indica capital parado.
- Cobertura de Estoque: `(Estoque Atual / Custo da Mercadoria Vendida) x 30`. Mostra para quantos dias seu estoque atual dura. Cobertura alta demais é tão perigosa quanto baixa demais.
- Índice de Ruptura: `(Itens em Falta / Total de Itens no Catálogo) x 100`. A medida da sua falha em atender o cliente.
O Diagnóstico Definitivo: A Matriz ABC/XYZ
A Curva ABC clássica classifica seus produtos por relevância no faturamento (A = 20% dos itens representam 80% da receita, etc.). É útil, mas incompleto. A verdadeira inteligência vem ao cruzar essa informação com a **Análise XYZ**, que classifica os produtos pela **previsibilidade da demanda (ou frequência de venda)**:
- Classe X: Demanda constante e alta previsibilidade (ex: Losartana, Dorflex, fraldas de uso contínuo).
- Classe Y: Demanda intermitente e moderadamente previsível (ex: antibióticos sazonais, produtos de campanha).
- Classe Z: Demanda esporádica e baixa previsibilidade (ex: medicamentos de nicho, produtos de baixíssimo giro).
Ao cruzar as duas análises, você cria 9 categorias de produtos (AX, AY, AZ, BX, BY, BZ...). Um produto "AZ" (alto faturamento quando vende, mas venda rara) é um veneno para o seu caixa e exige uma estratégia completamente diferente de um produto "CX" (baixo valor, mas vende todo dia). É aqui que 99% das farmácias falham.
Fase 3: O Tratamento de Precisão (Cirurgia no Processo de Compra)
Objetivo: Aplicar uma estratégia de compra e gestão específica para cada categoria da matriz.
Protocolo para Itens AX e BX (O Coração da Farmácia)
Estes são seus produtos mais importantes e previsíveis. A estratégia aqui é **ruptura zero**. Use a tecnologia a seu favor: configure estoque mínimo e máximo no seu sistema para que a reposição seja automática ou semi-automática. Negocie entregas frequentes com os distribuidores para manter um estoque enxuto, mas seguro.
Protocolo para Itens CZ e BZ (Os Venenosos)
Estes são os produtos que geram as maiores perdas por validade. A estratégia é **estoque mínimo ou zero**. Não tenha medo de trabalhar com "compra sob encomenda". É melhor dizer a um cliente "posso te entregar amanhã de manhã" do que ter R$ 5.000 parados em um produto que talvez venda uma vez por ano. Se a distribuidora exigir uma compra mínima alta, avalie se vale a pena manter o item no seu portfólio.
Protocolo para Itens AZ (Os "Unicórnios" Perigosos)
Produtos de alto custo e baixa frequência. A regra é clara: **nunca comprar sem um cliente já comprometido**. Em muitos casos, vale a pena exigir um sinal de pagamento para encomendar o produto, protegendo seu fluxo de caixa.
Fase 4: Imunidade e Bem-Estar (Criando um Sistema de Defesa)
Objetivo: Implementar processos que previnam futuras infecções e mantenham o estoque saudável.
Inventário Rotativo Cirúrgico
Abandone o inventário geral anual, que é um post-mortem. Implemente o inventário rotativo: conte todos os itens "A" uma vez por mês, os itens "B" uma vez por trimestre e os itens "C" uma vez por semestre. Isso garante acuracidade constante e permite identificar desvios (furtos, erros de lançamento) rapidamente.
Negociação com Fornecedores Baseada em Dados
Vá para a mesa de negociação armado com sua análise XYZ. Mostre ao vendedor que você entende seu padrão de demanda. Para itens "X", negocie entregas programadas e mais frequentes. Para itens "Z", negocie a possibilidade de comprar unidades fracionadas ou acordos de devolução para produtos que não venderem.
O Monitor de Sinais Vitais (Seu Dashboard de Gestão)
A única forma de manter a saúde do estoque é monitorá-lo em tempo real. Conecte seus dados de vendas e estoque a um dashboard de BI. Ele deve te mostrar diariamente: o valor do seu estoque por categoria XYZ, a lista de produtos entrando na "quarentena de vencimento", sua cobertura de estoque e seu índice de ruptura. Isso transforma sua gestão de reativa para proativa.
Conclusão
Gerir o estoque de uma farmácia não é uma arte, é uma ciência. É trocar a intuição do "eu acho que vende" pela certeza dos dados. Ao abandonar o termômetro superficial da Curva ABC e adotar a ressonância magnética da Matriz ABC/XYZ, você deixa de ser um mero comprador e se torna um gestor estratégico de capital. Você não apenas cura a febre do excesso, mas erradica a infecção que causa a doença, garantindo um negócio mais saudável, mais lucrativo e, acima de tudo, mais resiliente.